Gastos deducibles en IRPF: las tres reglas básicas de la Agencia Tributaria
Este ocho de abril comenzó la campaña de la declaración de la renta correspondiente a 2025. Muchos trabajadores autónomos están preocupados por los gastos deducibles que pueden desgravar y, con ello, lograr que su declaración salga más beneficiosa.
No es asunto baladí. Los gastos que puedan deducirse disminuirán el rendimiento neto declarado en el Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas. Es decir, tendrán que pagar menos dinero. Pero la Agencia Tributaria es muy rigurosa en cuanto a estos gastos. Solo pueden incluirse los que cumplan estas tres reglas:
- El gasto ha de estar directamente relacionado con la actividad.
- Debe existir justificación mediante factura.
- Tiene que figurar en la contabilidad o libro de gastos.
Asimismo, estas reglas son complementarias. Han de cumplirse las tres, pues, de faltar una, Hacienda puede invalidar la reducción. Vamos a analizarlas más profundamente.
Gasto vinculado a la actividad
El primer requisito esencial para desgravar un gasto es que guarde relación directa con la actividad empresarial a la que se dedica el autónomo. En otras palabras, tiene que ser propio de la empresa y necesario para que esta logre ingresos. Debe haber una relación clara y demostrable entre el coste y la actividad laboral del negocio.
Por ejemplo, el gasto en una furgoneta es desgravable para autónomos que se dediquen al transporte. Pero no siempre resulta tan claro y, en caso de duda, la Agencia Tributaria rechazará la deducción.
Documento justificativo del gasto
La segunda regla básica de la Ley General Tributaria para desgravar un gasto es que esté justificado documentalmente. La fórmula más sencilla es mediante factura completa, que cumpla todos los requisitos legales: identificación del emisor y del receptor, fecha, concepto, cuantía con los impuestos desglosados, etc.
Sin embargo, a veces, poseer una factura no es bastante para poder desgravar un gasto. Buena muestra de ello es la compra de un ordenador. Podemos tener el documento legal de compra, pero, quizá, no se haya destinado al negocio, sino a uso particular.
En estos casos, la Agencia Tributaria puede solicitar justificantes adicionales como contratos o correos electrónicos. En este sentido, es siempre el autónomo quien debe probar que el gasto es real y necesario para su empresa.
Registro contable
Finalmente, la tercera regla que debe cumplir un coste para ser desgravable es que aparezca en los registros contables del autónomo. Los que tributan en el régimen de estimación directa han de llevar libros de ingresos y gastos y en estos últimos debe figurar el coste que se quiere desgravar.
Por otra parte, existen gastos de difícil justificación. Se trata de aquellos cuya dedicación exclusiva a la actividad laboral es difícil de probar. Por ejemplo, gastos de manutención o de combustible. Son los más revisados por Hacienda y, salvo que se justifiquen con rigor, puede considerar que hay un uso mixto del bien (laboral y personal). Por tanto, rechazará o limitará la desgravación.
En conclusión, los gastos deducibles en IRPF deben cumplir estas tres reglas básicas. De lo contrario, serán invalidades por la Agencia Tributaria. No obstante, si tiene alguna duda respecto a este tema o a cualquier otro, consúltenos en nuestras oficinas de Oviedo o Gijón. Nos encantará atenderle.
Fuente: Autónomos y Emprendedor.