Diferencias entre albarán y factura proforma
Tanto el albarán con la factura proforma son documentos utilizados en la operativa comercial. Concretamente, se usan en el intercambio de bienes o servicios. Pero se trata de instrumentos muy distintos incluso en lo que respecta a su valor legal. Por ello, a continuación, vamos a ver las diferencias entre albarán y factura proforma.
El albarán, un documento mercantil
El albarán es un documento de tipo comercial que emite el vendedor o prestatario de servicios. Mediante él se acredita que el comprador ha recibido el pedido. De este modo, se evitan problemas que puedan darse tras la entrega.
Pero también es distinto a la factura oficial. Se diferencia de esta en que su emisión es voluntaria y en que no tiene efectos fiscales. Asimismo, el albarán tiene que incluir los siguientes datos:
- Fecha de emisión.
- Número de factura correlativa.
- Datos fiscales de quien lo emite y del que lo recibe (NIF o CIF, domicilio, etc.).
- Especificación de los productos que se envían.
- Lugar y fecha de entrega.
Del mismo modo, para que el albarán sea válido, tiene que ser firmado por el receptor de la mercancía. Cuando el vendedor lo recibe debidamente rubricado, debe emitir la factura correspondiente.
Precisamente es habitual que haya problemas con los albaranes. Algunos compradores aprovechan que no han firmado o que la rúbrica no es lo bastante legible para negarse a pagar la factura correspondiente. En estos casos, se pueden aportar otro tipo de pruebas. Por ejemplo, la presencia de testigos o el hecho de que ese cliente ya haya abonado facturas sin existir albarán firmado de por medio.
La factura proforma
A diferencia del anterior, se trata de un documento que informa al comprador sobre las condiciones en que se va a llevar a cabo la operación. Podríamos tipificarlo como un “borrador” de factura y también como el compromiso de una futura gestión comercial.
En este sentido, es distinta del presupuesto. Mediante este último se realiza una propuesta comercial a un posible cliente. En cambio, la factura proforma se emite en un paso más avanzado, muchas veces cuando la operación ya se ha pactado y solo falta terminarla con la entrega de los productos.
Asimismo, en la factura proforma también deben incluirse los siguientes datos:
- Fecha de factura.
- Datos de comprador y vendedor.
- Descripción de las mercancías o servicios.
- Base imponible, descuentos, impuestos y cuantía neta.
Pero, a diferencia del albarán, no van numeradas, pues la numeración se reserva para las facturas oficiales. Y, como es lógico, tampoco se registran en la contabilidad de la empresa.
Por tanto, la diferencia fundamental entre albarán y factura proforma reside en su valor mercantil. Mientras el primero lo tiene, la segunda carece de él, es un simple compromiso de una operación comercial futura. Sin embargo, aunque la proforma no tiene validez de cara a Hacienda, puede tener fuerza probatoria en un proceso judicial. Igualmente, es válida en el ámbito de las aduanas, dentro del comercio internacional.
En conclusión, hemos visto las principales diferencias entre albarán y factura proforma. Pero, si tiene alguna duda respecto a este tema o a cualquier otro de tipo fiscal o laboral, consúltenos en nuestras oficinas de Oviedo o Gijón. Nos encantará atenderle.
Fuente: Espacio Pymes.