¿Cómo justificar los pagos en efectivo ante Hacienda?

Para los autónomos, es muy importante poder justificar los pagos en efectivo y así desgravarlos en sus declaraciones. El problema reside en que estos abonos, generalmente, se realizan sin mediar factura. Por tanto, no existe documento justificativo. Sin embargo, hay otras formas de demostrar la ejecución de un pago.

Demostrar los pagos en efectivo sin mediar factura

La Agencia Tributaria no solo admite facturas como justificante de los pagos en efectivo. También permite demostrarlos con otros documentos. Uno de los más frecuentes es el recibo. Pero este debe ser detallado e incluir todos los datos de la transacción. Entre ellos, los siguientes:

1. 1. Fecha.
   2. Concepto del pago.
   3. Datos del proveedor.
   4. Cantidad abonada.

Por otro lado, también los documentos que se utilizan para realizar los abonos pueden servir como justificantes. Esto sucede con las cartas de pago que emiten o validan determinados organismos para que se les efectúe un ingreso de dinero. Por ejemplo, las cartas de instituciones oficiales, que no suelen emitir facturas.

De igual forma, en estos casos y otros similares, también pueden servir como justificantes de pago las certificaciones que acreditan el ingreso del dinero. Pero la Agencia Tributaria también puede aceptar otros documentos para justificar abonos en efectivo. Es el caso de los extractos bancarios que demuestren la retirada del dinero para hacer el pago. No obstante, siempre deben ir acompañados del correspondiente recibo del gasto.

Incluso, en circunstancias excepcionales, puede servir para justificar un pago la declaración jurada de quien ha abonado el dinero. Pero estas solo deben realizarse cuando no haya otra opción.

¿Cómo funcionan los pagos en efectivo en España?

Los abonos en efectivo están limitados por ley en España. Cuando intervenga un empresario o profesional no pueden ser superiores a los 1000 euros. En caso de tener que realizar un pago mayor de esa cantidad, debe hacerse por otros medios como la transferencia bancaria o la tarjeta de crédito.

De esta forma, no solo se controlan mejor los abonos fiscalmente, sino que, además, es más fácil demostrarlos ante Hacienda.

Por otra parte, la legislación tributaria exige que se guarden los justificantes de pago durante un mínimo de cinco años desde la fecha de transacción. En caso de inspección fiscal, pueden pedírnoslos y, además, facilita la gestión del negocio.

Pero, para los autónomos que realizan con cierta frecuencia pagos en efectivo, recomendamos que, además, lleven un registro detallado de esas operaciones. En el debe constar, para cada transacción, la fecha exacta, la descripción del gasto y su relación con el negocio y la cantidad exacta que se ha abonado. Al anotarlo de forma tan precisa, es más fácil justificarlo ante la Agencia Tributaria.

En conclusión, los pagos en efectivo se pueden demostrar aunque no exista factura. Podemos usar los medios que hemos explicado. No obstante, si tiene alguna duda respecto a este tema o a cualquier otro de tipo fiscal o contable, consúltenos en nuestras oficinas de Oviedo o Gijón. Estaremos encantados de atenderle.

Fuente: Espacio Pymes.