¿Cómo elaborar una factura y cuánto tiempo es necesario conservarlas?

En los entornos comercial y fiscal, una factura es un documento indispensable que registra una transacción económica, detallando los bienes o servicios ofrecidos, su precio y los impuestos aplicables. Además, es un elemento clave para el cálculo y la declaración de impuestos. Contar con una buena asesoría fiscal puede ser fundamental para asegurarse de que estas obligaciones se cumplan correctamente.

Componentes esenciales de una factura ordinaria

La normativa exige que toda factura cumpla con ciertos requisitos para que sea válida tanto desde un punto de vista fiscal como contable. A continuación, se detallan los elementos que no pueden faltar:

Datos de identificación

• La factura debe estar numerada de manera única dentro de una serie, lo que permite un control riguroso. Este requisito está regulado por la Agencia Tributaria (AEAT).
• Es indispensable incluir la fecha de emisión.
• Si la transacción tuvo lugar en una fecha diferente a la emisión, esta debe también reflejarse.
• Datos del emisor y del receptor: nombre o razón social, NIF y domicilio fiscal.

Descripción de la operación

• Se debe especificar claramente los bienes o servicios proporcionados, incluyendo el precio unitario de cada uno. Los descuentos, si los hay, deben ser claramente detallados.
• El importe total antes de impuestos, así como el tipo de IVA aplicable y el total del IVA a pagar, deben estar indicados según lo establecido por la Ley del IVA.

Aspectos adicionales relevantes

• En casos de operaciones exentas, inversión del sujeto pasivo, o regímenes especiales como el de agencias de viaje, se debe incluir la mención correspondiente. Consulta más sobre facturación en casos especiales en nuestra guía detallada.
• Aunque no es obligatorio, es recomendable que el emisor firme la factura para darle mayor formalidad.

Situaciones especiales y requisitos específicos

Hay circunstancias en las que las facturas requieren información adicional o una numeración especial. Algunos de estos casos son:

• Facturas emitidas por el destinatario: deben tener una serie de numeración diferente para cada destinatario.
• Facturas simplificadas: pueden utilizarse para transacciones de bajo valor, pero deben cumplir con los requisitos generales establecidos por la AEAT.
• Facturas rectificativas: se usan para corregir errores en facturas anteriores.
• Facturas emitidas en procedimientos judiciales: se generan en el contexto de ejecuciones forzosas según la normativa establecida en el BOE.
• Facturas por entrega de bienes específicos: como teléfonos móviles, consolas de videojuegos, metales preciosos, etc., en situaciones donde se aplica la inversión del sujeto pasivo.
• Facturas para agencias de viajes: deben cumplir con normativas específicas. Conoce más sobre facturación en agencias de viaje en nuestro blog.
• Facturas de operaciones dentro de un mismo grupo empresarial: están sujetas a normas especiales.

Consecuencias de no emitir facturas

No emitir facturas en España es considerado una infracción grave según la Ley General Tributaria, y las sanciones varían según la gravedad de la falta:

1. No emitir o no conservar facturas: se considera una infracción grave, sancionada con una multa del 2% del valor total de las operaciones que dieron lugar a la infracción. Si no es posible determinar este valor, la sanción será de 300 euros por cada operación no facturada o no documentada.
2. Emitir facturas con datos falsos: esta infracción es considerada muy grave y se sanciona con una multa del 75% del valor total de las operaciones relacionadas.
3. Incumplimientos significativos: si el incumplimiento afecta a más del 20% del importe de las operaciones que deben ser facturadas, la sanción puede aumentar hasta el 100%, lo que significa que la multa podría alcanzar el 4% del total de las operaciones.

¿Por cuánto tiempo es necesario conservar las facturas?

El periodo de conservación de las facturas en España depende de distintos criterios legales:

• Criterio fiscal: La Ley General Tributaria establece que las facturas deben guardarse durante un periodo de 4 años, coincidiendo con el plazo de prescripción de los impuestos, que se cuenta desde la presentación de la declaración correspondiente.
• Criterio mercantil: Según el Código de Comercio, los documentos relacionados con la actividad empresarial, incluidas las facturas, deben conservarse durante 6 años desde el último asiento registrado en los libros.
• Criterio penal: Para prevenir delitos fiscales, es aconsejable mantener las facturas durante 10 años, aunque la prescripción del delito fiscal es de cinco años. En casos graves, este plazo puede extenderse hasta 10 años.

Para cumplir con todas estas obligaciones y evitar sanciones, es recomendable contar con una asesoría adecuada que pueda guiarte en la correcta emisión y conservación de facturas, así como en el cumplimiento de la normativa vigente.

FUENTE: Espacio Pymes.