¿Cómo arrendar un local a nuestra propia empresa? Pasos a seguir
Quienes ejercen la responsabilidad de ser administradores y socios mayoritarios de una entidad mercantil se encuentran, a veces, en una situación curiosa. Se trata de la de alquilar un local de su propiedad a la empresa. Además, esto puede generar conflictos con otros asociados e incluso con la Agencia Tributaria. Por tanto, es necesario hacerlo bien. Vamos a ver cómo.
Aprobación de los socios
El primer paso es reunir a los asociados para comunicarles la intención de arrendar el local a la empresa. Esto puede hacerse mediante una convocatoria formal de la junta o aprovechando que esta se halla reunida para tratar sobre otros temas.
En cualquier caso, la junta debe liberar al administrador de la prohibición de hacer transacciones con la empresa y aceptar el arrendamiento. Además, tiene que aprobar las condiciones de la operación en cuanto a duración, renta a pagar, etc. En este sentido, puede añadirse al acta de la junta una copia del contrato de alquiler.
Por otra parte, el socio mayoritario y arrendador del local tiene que abstenerse en la votación para evitar el conflicto de intereses. Y, finalmente, debe pedir autorización a los asociados para firmar el documento de alquiler. De lo contrario, podría incurrir en un autocontrato, que se da cuando la misma persona firma como inquilino y como arrendador a un tiempo.
Gestiones con la Agencia Tributaria
A la hora de alquilar un local de su propiedad a la empresa, el socio mayoritario también debe evitar problemas con Hacienda. En primer lugar, respecto a esta última, se trata de una operación vinculada a efectos fiscales.
Tiene este carácter aquellas que se hacen por parte de personas físicas o jurídicas entre las que existe cierta relación mercantil o familiar. Respecto a lo que nos ocupa, sería el caso de la operación realizada entre la propia entidad empresarial y el administrador o un socio que tenga, al menos, el 25 % del capital.
Por todo ello, el trato tiene que presentar una valoración correcta respecto al mercado. Esto afecta a la cuota de alquiler, que debe ser igual que si la hubieran pactado dos personas independientes en las mismas circunstancias. Además, hay que presentar a la Agencia Tributaria toda la documentación que ha llevado al citado cálculo. De cualquier forma, estos datos sirven, igualmente, para justificar la operación ante los propios socios.
En el ámbito mercantil, es imprescindible valorar muy bien las operaciones vinculadas y justificarlas documentalmente. De lo contrario, podría haber problemas con otros asociados de la entidad o con la propia Hacienda Pública.
En conclusión, alquilar un local de su propiedad a la empresa de la que es socio mayoritario es posible. Pero se trata de una operación vinculada que debe hacerse siguiendo los pasos que le hemos explicado. No obstante, si todavía tiene dudas, consúltenos sin compromiso. Estaremos encantados de atenderle en nuestras oficinas de Oviedo o Gijón.