Cuentas anuales no presentadas o fuera de plazo: consecuencias legales

Las cuentas anuales son documentos contables que las empresas deben presentar una vez al año en el Registro Mercantil de su provincia. No hacerlo puede reportar sanciones que se prefiguran en el Real Decreto 2/2021 por el que se aprueba el Reglamento de Auditoría de Cuentas. A continuación, vamos a repasar este tema.

¿Qué son las cuentas anuales?

Estas cuentas incluyen varios informes o estados financieros que reflejan la situación económica de la empresa. 

Concretamente, son los siguientes:

• Balance de situación: muestra activos, pasivos y patrimonio neto de la entidad.
• Cuenta de pérdidas y ganancias: refleja la diferencia entre ingresos obtenidos por la actividad empresarial y los gastos que ha ocasionado.
• Memoria: completa y amplía la información.

• Estado de cambios del patrimonio neto.
• Estado de flujos de efectivo: como su propio nombre indica, informa acerca de los movimientos de efectivo.

No obstante, según indica el Plan General de Contabilidad de 2021, estos dos últimos documentos no son obligatorios para aquellas empresas que puedan presentar balance y memoria abreviados. En esta situación se encuentran la mayoría de las pymes.

¿Cuándo deben presentarse las cuentas anuales?

Las cuentas anuales deben formularse en los tres primeros meses siguientes al ejercicio al que corresponden. Asimismo, los socios de la entidad tendrán que aprobarlas durante los seis primeros meses. Finalmente, tras su aprobación, hay un mes de plazo para presentarlas en el Registro Mercantil.

Sanciones y consecuencias de la no presentación

Las sanciones por no presentar estos informes o por hacerlo fuera de plazo derivan de la apertura de expediente sancionador. En función de la gravedad de este, las multas parten de los 1200 euros por cada año de retraso, pero pueden llegar hasta los 60 000. Incluso, si se trata de empresas que facturan más de seis millones de euros, la cuantía puede subir a los 300 000 euros.

No obstante, puede suceder que una sociedad mercantil presente las cuentas fuera de plazo, pero antes de que se inicie el citado expediente de sanción. En este caso, la multa se impondría en su grado mínimo y reducida en un 50 %.

Además, el hecho de no presentar estos documentos en el Registro Mercantil conlleva limitaciones al funcionamiento normal de la empresa. Si ha pasado un año desde el cierre del ejercicio y no se han depositado, se origina el cierre registral de la entidad.

Esto significa que no podrá inscribir la mayoría de sus acuerdos. Por ejemplo, ampliaciones de capital o cambios de domicilio. Tan solo podrá registrar algunos documentos importantes como el cese del administrador o la disolución de la empresa.

Igualmente, no presentar las cuentas tiene otras consecuencias. Así, la responsabilidad de los administradores por deudas de la sociedad o el deterioro de la imagen pública del negocio.

En este sentido, cuando se trata de un emprendedor de responsabilidad limitada, no registrar las cuentas en los siete meses posteriores al cierre del ejercicio supone la pérdida del beneficio de la limitación. Es decir, desaparece la limitación de responsabilidad por las deudas contraídas transcurrido ese plazo, aunque se recupera cuando se presentan.

En conclusión, no presentar las cuentas anuales supone graves perjuicios y sanciones para las empresas. No obstante, si tiene alguna duda respecto a este tema o a cualquier otro de tipo fiscal o contable, consúltenos en nuestras oficinas de Oviedo o Gijón. Estaremos encantados de atenderle.

Fuente: Espacio Pymes.